Comment bien choisir sa salle de conférence

novembre 5, 2019

Pour bien choisir une salle de séminaire vous devez tenir compte de l’ambiance que vous voulez, de l’expérience des prestataires et du lieu entre autres choses.

Ayez des objectifs précis

Choisissez une salle en tenant compte de votre entreprise. Cette dernière a forcément un message à envoyer. Cela peut être la force, la puissance, la fiabilité. Ce message doit être compris à l’instant où les invités franchiront la porte de la salle de conférence.

Pour prendre un exemple, un hôtel et une villa particulière ne diffuseront pas le même message. Misez sur la sobriété si vous faites une réunion pour annoncer des nouvelles douloureuses telles qu’une restructuration.

Choisissez une salle en fonction de vos participants

Découvrez toutes les offres des Salons de l’Aveyron dans lesquelles vous pourrez choisir en fonction de vos participants. Tenez compte de nombreux critères dont : l’âge, le sexe, les centres d’intérêt. Si vous n’avez pas assez d’éléments pour déterminer les différentes caractéristiques de votre public, misez sur la sobriété et le classicisme.

Tenez compte du nombre de personnes attendues. Toute salle est définie en fonction du nombre de participants attendus. Il vaut mieux ne pas trop dépasser la limite établie. Ainsi, 110 personnes peuvent tenir dans une salle prévue pour 100. Mais il vaut mieux éviter d’entasser 150 personnes dans une salle prévue pour 100 !

Pas trop éloigné

Lorsqu’une rencontre se déroule après le travail il vaut mieux éviter d’imposer un déplacement supplémentaire à des personnes ayant déjà eu une longue journée. Trouvez le juste milieu : 

  • Si la salle de conférence est trop proche du centre-ville, ce sera pratique, mais le risque sera aussi que les participants ne soient pas déconnectés de l’ambiance de leur lieu de travail.
  • Au-delà d’une demi-heure dans les transports en commun, la salle est trop éloignée. Il vaut mieux y renoncer. L’exception notable, c’est lorsque le dépaysement est le but recherché. Si vous faites faire un long trajet pour venir à votre conférence, vous avez intérêt à proposer une expérience exceptionnelle !

Enfin, choisissez toujours un prestataire qui a déjà l’habitude de louer des salles de conférences pour des événements semblables au vôtre.

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